PASO 1: AVERIGUA QUÉ SE NECESITA EN TU COMUNIDAD
Hay muchas maneras de hacer esto. Comienza preguntando a tus amigos y familiares si hay cosas que han visto que necesitan una solución. Habla con funcionarios de la comunidad (gobierno local) y oficiales de policía, y habla con grupos sin fines de lucro en el área.
Una vez que tengas una idea de los problemas presentes en tu área, dedica un tiempo a investigarlos. ¿Cuál es la historia del problema? ¿Es algo nuevo o ha existido por mucho tiempo? ¿Qué pasos realistas pueden tomarse para abordarlo? ¿Qué han hecho otros grupos en el pasado para solucionar el problema?
También es una buena idea investigar qué tipo de eventos han tenido en tu comunidad en el pasado. ¿Qué proyectos tuvieron éxito? ¿Qué tipo de actividades no había aparecido nadie? Puedes hacerlo hablando con el gobierno local de tu ciudad / pueblo o con grupos locales sin animo de lucro que hayan realizado eventos. También puedes saber por experiencia personal de los eventos que haz asistido. ¿Cuáles fueron los más atractivos y resonantes con tu comunidad?
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PASO 2: MIRA LO QUE TIENES LA CAPACIDAD DE HACER
Es hora de comenzar a hacerte las preguntas difíciles y específicas. Recuerda ser honesta/o y realista a medida que las respondas:
¿Qué habilidades y talentos tienes?
¿Cuántas personas crees que serás capaz de atraer para ayudarte?
¿Qué habilidades y talentos tendrán?
¿Cuántas horas por semana puedes dedicar al proyecto?
¿Qué tan pronto quieres hacer el proyecto?
¿Cuál es una cantidad realista de dinero que podrás recaudar para el proyecto?
¿Tienes algún material a la mano que sea útil?
PASO 3: ELIGE UN PROYECTO
Haz una lista de tus ideas de actividades. Si tienes un grupo de personas con las que vas a trabajar, permíteles ayudarte a clasificar las ideas de la más a la menos importante. Toma un voto o decide qué actividad quieres hacer. Asegúrate de que sea razonable, dentro de tus posibilidades, y de que realmente pueda causar un impacto.
Sé honesta/o contigo misma/o y con tu grupo cuando evalúes cómo tener el mayor impacto. Por ejemplo, imagina que haz decidido construir un hogar para una familia sin hogar. ¿La experiencia de construir el hogar agregaría algún valor para la familia sin hogar? Por otro lado, ¿podría causar algún daño? ¿Sería más eficiente y beneficioso para la familia si simplemente recaudaras el dinero para el hogar y permitieras a los profesionales hacer el trabajo?
Se realista con tus expectativas y se honesta/o acerca de la mejor manera de alcanzar tu objetivo final.
PASO 4: DESARROLLAR UN PLAN
Para comenzar, escribe exactamente lo que esperas lograr. Esto incluirá un objetivo general así como las tareas específicas más pequeñas que deberás realizar para alcanzar ese objetivo principal.
También es necesario entrar en los aspectos prácticos del proyecto. ¿Cuánto equipo necesitarás? ¿Cuántas personas necesitarás para completar con éxito cada parte del proyecto? ¿Cuánto tiempo puede comprometerse cada persona al proyecto? ¿Cómo organizarás diferentes voluntarias y voluntarios?
Recuerda que tu eres responsable del éxito del proyecto y una gran parte de eso es que se lleve a cabo de manera segura y legal. Realiza un trabajo de fondo para verificar tus responsabilidades e investigar las posibles complicaciones que pueden surgir del proyecto que estás planeando.
PASO 5: RECLUTA A TUS VOLUNTARIAS Y VOLUNTARIOS
Si aún no cuentas con un grupo de personas que te están ayudando, ahora es el momento de involucrar a algunas personas. Además, pregúntale a tus amigos y familiares si conocen a personas que deseen participar.Para cada persona, asegúrate de tener su información de contacto (correo electrónico y número de teléfono), así como las áreas en las que mejor pueden ayudar (hacer comida, publicidad, etc.).
Obtén compromisos de tiempo específicos de tus miembros. ¿Cuánto tiempo pueden aportar cada semana? ¿Cuánto tiempo pueden aportar el día del evento? Asegúrate de que sean realistas y que no se comprometan más de lo que sus horarios les permitirán.
PASO 6: HACER UN PRESUPUESTO
Ahora que conoces tus metas, debes ser específica/o con la cantidad de dinero que se necesitará para que tu plan sea un éxito.Existen varios programas que pueden ayudarte a hacer presupuestos organizados y detallados. También puedes hacer esto en Excel o Word.Asegúrate de indicar el tipo de elementos que necesitas, ¡se específica/o! ¿Cuántos necesitarás de cada artículo? ¿Cuál es el costo por artículo? ¿Cúal es el costo total?
No olvides que tu presupuesto debe incluir más que solo los elementos físicos involucrados en tu proyecto. Si necesitas una licencia para tener un evento o si vas a pagarle a alguien para hacer una aparición, también será necesario incluirlo en el presupuesto.
Finalmente, asegúrate de considerar las necesidades prácticas, como el costo del transporte y la comida el día del evento para tus voluntarias y voluntarios.
PASO 7: HACER UNA LÍNEA DE TIEMPO
Ya deberías tener una idea aproximada de cuánto tiempo tomará tu proyecto, pero ahora necesitas limitarlo a los detalles.
Elige una fecha de finalización para tu proyecto que te dé tiempo suficiente para formarlo. Asegúrate de que la fecha sea aprobada por todas las autoridades necesarias.Haz calendarios específicos para cada una/o de tus voluntarias y voluntarios según el tiempo que cada uno pueda contribuir. Esto es importante: ¡no querrás terminar haciendo todo por ti misma/o al último minuto porque asumiste que la gente estaría dedicando más horas de las que realmente puede! Trata de ser realista con tus expectativas de lo que se puede lograr cada hora.
Marca metas específicas en tu línea de tiempo. Para una fecha determinada, se debe completar una cierta cantidad del proyecto, etc.
Toma nota de cosas específicas que son críticas para el éxito. ¿Cuáles son las fechas de los eventos de recaudación de fondos? ¿Cuándo enviarás comunicados de prensa a los medios?
PASO 8: RECAUDAR DINERO
Hay varias formas de recaudar fondos: recolección en la calle, eventos organizados como rifas o subastas, donaciones por correo directo, solicitar contribuciones a través de boletines informativos de la iglesia y más.
Cada vez más, las personas están recaudando dinero a través de sitios web de financiación colectiva, como GoFundMe, CrowdRise, DonorsChoose o Kickstarter. Mira si alguna de estas opciones es viable para tu plan.
También puedes ponerte en contacto con las empresas locales para el patrocinio. Ofréceles algún tipo de publicidad a cambio.
No importa lo que elijas, deberás desarrollar una estrategia. Decide cuál será tu plan de ataque para aumentar la cantidad necesaria.
Los mejores consejos para recaudar dinero:
Ponte en contacto con los funcionarios locales para ver si tienen algún consejo o restricción sobre cómo puedes recaudar dinero.
Comprueba en subvenciones. Muchas organizaciones benéficas darán dinero a proyectos que beneficien sus causas.
Trata de obtener dinero de una variedad de fuentes para que no dependas demasiado de una sola si falla. Siempre ten un plan de respaldo.
PASO 9: OBTENER PUBLICIDAD
Haz una lista de contactos en estaciones de TV, periódicos, blogs, revistas y estaciones de radio. Generalmente buscas periodistas y editores. Hay varias formas en las que puedes ponerte en contacto con personas que podrían estar interesadas en cubrir tu historia. Comienza por buscar periodistas que hayan escrito sobre causas o eventos similares en el pasado. Puedes encontrar una dirección de correo electrónico u otra información de contacto en los artículos publicados anteriormente. También debes consultar los periódicos locales para ver si hay información sobre a quién contactar para las historias locales. Finalmente, puedes buscar sitios web como LinkedIn, a los cuales se puede acceder a muchos de ellos incluso si no tienen una cuenta.
El contacto inicial se puede hacer a través de las redes sociales (como Twitter), o puedes intentar llamar o enviar un correo electrónico a las personas adecuadas.
Querrás hablar con ellos sobre los detalles del proyecto y por qué lo estás haciendo. Asegúrate de informarles quién se beneficiará de tu proyecto.
Una vez que tengas tus contactos y estén a bordo con la publicidad de tu proyecto, asegúrate de cumplir con tu agenda. Enviar comunicados de prensa en el momento adecuado. Además, mantén tus contactos actualizados con cualquier hito o logro emocionante (como alcanzar su objetivo de recaudación de fondos).
También puedes hacer publicidad fácilmente por tu cuenta. Configura una cuenta de redes sociales (Facebook y / o Twitter) para el evento. Inventa un hashtag pegadizo que puedas usar cuando hables sobre el evento e intenta que otros también lo utilicen.
PASO 10: HAZ EL PROYECTO
¡Ahora es el momento de ejecutar toda tu planificación!
En el dia de tu evento
Puede parecer que el trabajo duro ya está hecho en este punto, ¡pero el evento real debe realizarse sin problemas!
El primer paso es asegurarte de que se haga lo posible para preparar todo el día antes del evento. ¡No te estreses más de lo que necesitas el día de! También es bueno enviar muchos recordatorios el día anterior a las voluntarias y los voluntarios, participantes, medios de comunicación y cualquier otra persona que sea importante.
Asegúrate de tener un horario detallado para lo que harás el día del evento. Además, has una lista de la información de contacto de las voluntarias y los voluntarios, la información de contacto del proveedor y quién ayudará en las emergencias. Mantén esto contigo en todo momento.
Intenta disfrutar, pero mantente al tanto de cómo están progresando las cosas.
No te olvides de tomar fotos y mantener las redes sociales activas durante el evento.
¡Felicidades por terminar tu proyecto!
Qué hacer después
Una vez que tu proyecto haya terminado, ojala hayas experimentado y aprendido cosas nuevas. Tómate un tiempo para reflexionar sobre esto por tu cuenta y también obtén comentarios de las voluntarias, los voluntarios, y participantes.
¿Qué no fue como al planear? Considera cómo podrías haber hecho las cosas de manera diferente y evitar problemas.
¿Qué salió bien? ¿Por qué tuvieron éxito esas cosas?
¿Qué has aprendido sobre ti? Esto puede ser muchas cosas como el trabajo en equipo, el liderazgo o las habilidades de planificación.
Además, asegúrate de detenerte y considerar si realmente tuviste éxito en tus objetivos. ¿Ayudaste a tu grupo objetivo? ¿Cómo puedes decir que has progresado e impactado? Toma nota de estas cosas.
Finalmente, tómate un tiempo para celebrar. Acabas de emprender y lograr algo que muchas personas evitarían.
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